अभिलेख वर्गीकरण संबंधी शासकीय नियम-नियमावली

yogendra borse

शासकीय कार्यालयातील अभिलेख वर्गीकरण, छाननी परिक्षण व नाश करणे.

    ज्याप्रमाणे इतिहासांच्या अभ्यासात सनावल्यांना अतिशय महत्व असते. (No event, no history) त्याचप्रमाणे शासकीय कामकाजामध्ये दैनंदिन निर्माण होणा- या अभिलेखास अतिशय महत्वाचे स्थान असते.

    सन १९८३ मध्ये अहमदनगरचे तत्कालीन जिल्हाधिकारी मा. अरुणकुमार लखीना, यांनी कार्यालयात कार्यालयीन कामकाजात सुसंगत व जलदगतीने कामाचा निपटारा व्हावा या दृष्टीने प्रशासकीय सुधारणा शासनास सुचविलेल्या होत्या. (लखीना पॅटर्न) त्यामध्येच श्री. अंडरसन, यांनी सुचविलेली सहा गठठा पध्दती व त्या अनुसरुन या सहा गठठा पध्दतीतून निर्माण होणारे अभिलेख जतन करण्याची एक शासकीय पध्दत आहे. त्यालाच आपण अभिलेख वर्गीकरण म्हणतात.

अभिलेख वर्गीकरण संबंधी शासकीय नियम-नियमावली

१. शासनाच्या पॉलिटिकल अँड सर्विस डिपार्टमेंट G.R.NO.RCR-१०५९ (० and MB) दि. २९.११.१९५९ चे परिपत्रक.

२. बॉम्बे फायनान्स रुल्स १९५९ मधील अपेंडिक्स १७

३. कार्यालयीन कार्यपध्दतीचे नियमपुस्तीका प्रकरण १२ (३) (विहित अभिलेख वर्गीकरण पध्दत).

४. अभिलेख व्यवस्थापनाचा महाराष्ट्र सार्वजानिक अभिलेख अधिनियम-२००५

५. अभिलेख व्यवस्थापनाचा महाराष्ट्र सार्वजानिक अभिलेख अधिनियम - २००७

६. पुरावभिलेख संचनालय, मुंबई महाराष्ट्र शासन यांचे परिपत्रक दि. ९ ऑगस्ट २०१०.

७. कृषि संचालनालयाचे महाराष्ट्र राज्य यांचे परिपत्रक दि. २७ मार्च १९७९.

'अ' वर्ग अभिलेख (अमर्यादित कालापर्यंत) :-

अमर्यादित कालापर्यंत असणारे अभिलेख यांना महत्वाचे प्रश्न व महत्वाचे पूर्व दाखले प्रस्थापित करणारे आदेश, सर्व साधारण अनुदेश किंवा स्थायी निर्णय (शासन निर्णय) महत्वाचे शासन परिपत्रके, विविध न्याय निवाडे, महसूल डाय-या, मालमत्ता विषयक दस्ताऐवजे वगैरे.

'ब' वर्ग अभिलेख (३० वर्षे) :-

ज्या अभिलेखाचे समावेश 'अ' वर्गात होते. काही दशकानंतर संदर्भासाठी आवश्यकता भासणार नाही अशा नस्तीचे वर्गीकरण 'ब' वर्गात करण्यात यावे, त्याचप्रमाणे लेखा परिक्षणासाठी आवश्यक असणारे अभिलेख (उदा. रोखपुस्तके, प्रमाणके, जडसंग्रहे, सर्व प्रकारची देयके, देयकांना समाविष्ट आदेश, टिपणी, देयकांच्या पावत्या, शासकीय पावती पुस्तके इ.)

'क' वर्ग अभिलेख (५ वर्षे) :-

दुय्यम महत्वाच्या व अगदी थोडया वर्षासाठी आवश्यक असणा-या नस्त्या. महत्वाचे नियतकालिके मासिक जमा खर्चाचे अहवाल वगैरे.

'ड' वर्ग अभिलेख (१ वर्षे) :-

या वर्गातील नस्ती. ज्याचे काम पूर्ण झाल्यानंतर त्या नष्ट कराव्यात. या प्रकारच्या नस्ती १ वर्षापेक्षा जास्त काळ परिरक्षीत करण्यात येऊ नये. साधारणतः या नस्त्या कच्च्या टिपणीच्या स्वरुपात असाव्यात.

प्रशासन व ऐतिहासिक दृष्टीने प्रत्येक विषयांचे महत्व व स्वरुप समजावून घेऊन केलेल्या अ, ब, क, ड या वर्गीकरणामुळे अधिकृत प्रवर्गामध्ये नस्तीकरण सुलभ झालेले आहे.

अभिलेख वर्गीकरणाचा पाळावयाचा दिवस :-

प्रत्येक संकलनाने त्याचे दप्तर सहा गठठा पध्दतीने संधारण केल्यानंतर प्रत्येक महिन्याचा ३ रा शनिवार हा अभिलेख अदद्यावतीकरण दिवस पाळावयाचा आहे. सदर दिवशी गठठा क्रमांक ५ व ६ बाबतची प्रथम कार्यवाही करावयाची आहे. सदर गठठयामधील अभिलेख कक्षास पाठवावयाच्या नस्त्या ज्या गेल्या महिन्यात अंतिम कार्यवाही करुन बंद झाल्या आहेत. त्या सर्व नस्त्यांना पेजींग करण्यात यावे व शेवटी प्रमाणपत्र दयावे. सर्व नस्त्यांचे अभिलेख कक्ष नोंद वही तयार करुन त्या अभिलेख कक्षाकडे सुपूर्द कराव्यात.

अभिलेख वर्गीकरण करताना गठठा बांधणे संबंधी सर्वसाधारण तत्वे :-

१. सदर गठठयाचे सर्वसाधारण उंची दीड फुटापर्यंत असावी.

२. शक्यतो गठठा आयताकृती असावा.

३. गठठयावर गठठयाचा क्रमांक, अभिलेखाचे वर्ष, मेजाचे नाव (शाखा), नमूद केलेली संगणकीकृत चिठठी लावावी.

४. गठठा चारही बाजूने सुस्थितीत बांधलेला असावा.

अभिलेख वर्गीकरणाचे फायदे :-

१. कार्यालयात कोणत्या स्वरुपाचा अभिलेख किती प्रमाणात आहे हे पटकन समजते.

२. मुदतबाहय कागद पत्रांचे निंदणीकरण केल्याने नव्याने निर्माण झालेले अभिलेख

ठेवणे शक्य होते.

३. अभिलेख वर्गीकरणा (अदयावत ठेवल्याने) मुळे अभिलेख शोधण्यास / पाहण्यास मदत होते.

४. अभिलेख वर्गीकरणामुळे अभिलेखाचं पुर्नलेखन / पुर्नगठन करणे शक्य होऊन अभिलेख दिर्घ काळापर्यत सुरक्षित ठेवण्यास मदत होते.

५. अभिलेख वर्गीकरणामुळे अभिलेख त्वरीत शोधणे व पाहणे शक्य झाल्याने कर्मचा- यांच्या वेळेत व श्रमात बचत होते.

६. अभिलेख गहाळ अथवा हरवण्याचे शक्यता फार कमी होते.

७. अभिलेखाचे जतन योग्य पध्दतीने झाल्याने कार्यालयीन कामकाजामध्ये सुसुत्रता येते.

अभिलेख कक्षाचे संरक्षण करणे :-

    अभिलेख कक्षामध्ये जतन करण्यात आलेले अभिलेख अतिशय महत्वाचे असल्याने त्याचे संरक्षण करणे हे सुध्दा तितकेच महत्वाचे असते. मुख्यत्वे खालील बाबी त्या दृष्टीने महत्वाच्या आहेत.

१. वाळवी / पुस्तकी किडे / उंदीर / झुरळ इ. प्रकारचे प्राणी अभिलेख कक्षाची हानी करतात त्यामुळे अशा किटकापासुन अभिलेख कक्षाचे संरक्षण करावे.

२. अभिलेख कक्षात किटकनाशकांची फवारणी करण्यात यावी.

३. अभिलेख कक्ष स्वच्छ ठेवावे व सुर्य प्रकाश राहिल याची काळजी घ्यावी.

४. अभिलेख कक्षात खाण्याचे पदार्थ आणू नयेत.

५. अभिलेख कक्षात धुम्रपान करु नये तसेच उघडी ज्योत आणू नये अगर पेटवू नये.

६. अभिलेख कक्षात आगीपासून संरक्षण करणारी यंत्रणा ठेवली पाहिजे.

७. अभिलेख कक्षात धुळ साफ करण्याची प्रक्रिया सतत चालू ठेवली पाहिजे.

८. अभिलेख कक्षातील खिडक्यांना शक्यतो पिवळसर / लाल / हिरव्या / रंगाच्या काचा बसवाव्यात आणि खिडक्यांना जाड पडदे लावावेत. तसेच सरळ सुर्य प्रकाश अभिलेखावर पडणार नाही याची खबरदारी घ्यावी कारण कागदामध्ये असलेल्या सेल्युलोज पदार्थावर सुर्यप्रकाशातील अल्ट्रावायोलेट किरण तीव्र परिणाम करतात त्यामुळे कागद जीर्ण होतो.

९. अभिलेख कक्षातील रॅक हे नेहमी भिंती, जमीन व छत यांच्यापासून कमीत कमी १५ सें.मी. दूर असणे आवश्यक आहे.

१०. अभिलेख कक्षातील प्रवेश मर्यादित स्वरुपाचा असावा. अभिलेख विषय कामाशी संबंध नसलेल्या व्यक्तीस अभिलेख कक्षात प्रवेश देऊ नये.

११. अभिलेख कक्षाच्या बाहेर अभिलेख कक्ष हालचाल नोंद वही प्रमाणीत करुन ठेवावी.

अभिलेख नाशात काढणे :-

अभिलेख कक्षामधील ज्या अभिलेखांची मुदत संपलेली आहे ते अभिलेख वेळोवेळी नाशात काढणे आवश्यक आहे. नाहीतर अनावश्यक अभिलेख, अभिलेख कक्षात जमा होईल व नविन तयार होणा-या अभिलेखास अभिलेख कक्षात जागा होणार नाही. जे अभिलेख नाशात काढायचे आहे त्यासाठी खालील अधिनियमाच्या आधारे अभिलेख नाशात काढणेसंबंधी शासनाने सुचित केलेले आहे.

१. महाराष्ट्र शासन सार्वजानिक अभिलेख अधिनियम २००५

२. महाराष्ट्र शासन सार्वजानिक अभिलेख अधिनियम २००७

३. पुराभिलेख संचनालय, मुंबई कार्यालयाचे परिपत्रक दिनांक ९ ऑगस्ट २०१०.

४. मुंबई वित्तीय नियम १९५९ मधील नियम क्रमांक ५१.

५. अधिक्षक कृषि अधिकारी, कोल्हापूर यांचे पत्र जा.क्र. १९८०, दि.११ मार्च १९८०

६. कृषि उपसंचालक कर्मचारी कल्याण कक्ष, कृषि आयुक्तालयाचे पत्र जा.क्र.४५३, दि.०९.०२.२०११ वरील सर्व अधिनियम, परिपत्रक, पत्र यांचा आधार घेऊन अभिलेख नाशात काढण्याची उचित

कार्यवाही करणे आवश्यक आहे. महाराष्ट्र शासन, सार्वजानिक अभिलेख अधिनियम २००७ मधील नियम क्रमांक ९ नुसार कोणतेही अभिलेख त्याची नोंद घेतल्याशिवाय अभिलेख नष्ट करु नये कारण ती सर्व शासकीय मालमत्ता आहे. मंजूरी शिवाय अभिलेखाचे नाशन केल्यास वरील नियम क्रमांक ७ नुसार ५ वर्ष कारावासाची शिक्षा व रु. १००००/- दंडाच्या शिक्षेची तरतूद आहे. अभिलेख कक्षातील अभिलेखाचे नाशन करताना सदर अधिनियमातील व परिपत्रकानुसार मंजूरी घेऊन ती शासन मान्यतादार अधिकृत कंपनीस विहित लेखा पध्दतीचा अवलंब करुन रद्दीसाठी सादर करावयाचे आहे.

प्रपत्र - १

अभिलेख मधील समाविष्ठ संचिकाचा तपशील

अ.क्र	नस्तीचा तपशील	नस्ती क्रमांक
1	वेतन व भत्ते रोख पुस्तक क्रमांक १ (कालावधी)	1
2	वेतन व भत्ते रोख पुस्तक क्रमांक 2 (कालावधी)	2
3		3
4		4

अभिलेखाच्या गठ्ठयाावर लावायची चिट्टी (अभिलेखाचा सविस्तर तपशील)

१. कार्यालयाचे नाव :-

२. अभिलेख वर्गीकरणाचे वर्ष :- सन २०१६-२०१७

३. शाखेचे नाव :- 

४. अभिलेखाचा वर्ग :-  अ / ब / क / ड

५. मेजाचे नाव - आस्थापना :- १/२/३/४

                      - लेखा - १/२/३/४

                      - भांडार - १/२/३/४

                      - तंत्र - १/२/३/४

६. गट्टा क्रमांक :- 

७. नस्ती क्रमांक :- ____________ ते ____________ 

प्रपत्र - २

अभिलेख कक्ष हालचाल नोंदवही

अ.क्र	दिनांक	अभिलेख कक्षात प्रवेश करणा-या कर्मचा-याचे नाव पदनाम	अभिलेख कक्षात प्रवेश कोणत्या कारणासाठी केला त्याचा तपशील (सविस्तरपणे हताळलेल्या नस्तीचा तपशील लिहावा.)	संबंधीतांची स्वाक्षरी
1
2
3
4

प्रपत्र-३

पुराभिलेख संचालयन, मुंबई परिपत्रक क्रमांक पीव्हीआर-५०२०/३२७२ दि.०९ ऑगस्ट २०१०

परिशिष्ट १

अभिलेखची जतन अनुसुची (मसुदा)

कार्यालयाचे नाव-

संदर्भ - महाराष्ट्र सार्वजिनिक अभिलेख अधिनियम २००५ मधील कलम ६ (१) (ड)

अ.क्र	विषय सविस्तर नमुद करावा मोघम लिहु नये.	अभिलेखाचा वर्ग		शेरा
		कार्यालयाने सचित केलेला	पुराभिलेख संचालनलयाची शिफरास
1
2
3
4

प्रपत्र - ४

अभिलेख नाशात काढणे पुर्वी करावयाची अभिलेख सुची

अ.क्र	अभिलेख क्रमांक	विषय	नस्ती बांधणीचा दिनांक	अभिलेख वर्गीकरण प्रकार	शेरा (नस्तीवर काही नमूद केले असल्यास)
1
2
3
4

अभिलेखाचे कार्यासन निहाय करण्यात आलेल्या अ/ब/क/ड वर्गीकरणाची स्थती दर्शविणारे विवरणपत्रक

कार्यालयाचे नावं :- 

अ.क्र

कार्यालयाचे नाव

कार्यासन कर्मचारी संख्या

निर्लेखीकरण कोणत्या वर्षात झाले ते वर्ष

वर्गीकरणाचा प्रकार

अ वर्गीकरण (लाल रंग) कायम स्वरुपी अभिलेखे

ब वर्गीकरण (हिरवा रंग) ३० वर्षापर्यंतचे अभिलेखे

क वर्गीकरण (पिवळा रंग) वर्षापर्यंतचे ५ ते १० वर्षापर्यंतचे अभिलेखे

ड वर्गीकरण (पांढरा रंग) १ ते ५ वर्षापर्यंतचे अभिलेखे

रॅक क्रमांक मांडणी क्रमांक

गठ्ठा संख्या

नस्ती संख्या

रॅक क्रमांक मांडणी क्रमांक

गठ्ठा संख्या

नस्ती संख्या

रॅक क्रमांक मांडणी क्रमांक

गठ्ठा संख्या

नस्ती संख्या

रॅक क्रमांक मांडणी क्रमांक

गठ्ठा संख्या

नस्ती संख्या