लेखाशाखेतील व उपविभागातील कामकाजात समन्वयाने सुसुत्रता व नियमितता ठेवण्याबाबत...

लेखा शाखेतील कामकाजात सुसुत्रता व नियमितता ठेवण्याबाबत लेखाशाखेतील कर्मचा-यांना कामकाजाबाबत सुचना.

१. उपविभागाकडुन देयके प्राप्त झाल्यानंतर त्यांची नोंद विभागीय कार्यालयाच्या आवक नोंदवहित घेऊन तेथे संबंधीताने (लेखापरिक्षक) यांनी स्वाक्षरी करावी. आवक नोंदवहीमध्ये देयकांची नोंद घेण्यात आलेली देयके प्रकल्पशाखा यांना पुढील कार्यवाहींसाठी देण्यात यावी व त्यावर प्रकल्प शाखेतील संबंधीत अधिकारी यांची स्वाक्षरी घेण्यात यावी,

२. प्रकल्पशाखेकडुन देयकाची पडताळणी होऊन देयके प्राप्त झाल्यानंतर लेखाशाखेत पडताळणी करतांना सर्व प्रथम म्हणजे मोजमाप पुस्तकात ज्या शाया अभियंता यांची मोजमापे नोंदविली आहेत त्यांना सदर मोजमाप पुस्तक उप विभागाकडुन वाटप करण्यात आले आहे किंवा नाही याची खातर जमा करण्यात यावी.

३. देयकांची पडताळणी करतांना प्रकल्प शाखमार्फत काही आक्षेप नोंदविले असतील तर त्याची पुर्तता झाली आहे किवा नाही याची खात्री करुन घ्यावी.

४. लेखा शाखेतील लेखा परिक्षकांनी देयकांची पडताळणी करतांना देयकावर ठेकेदाराचे (कंपनी) यांचे नांव, कामाचे नांव, देयकाचा क्रमांक, मंजुर निविदा क्रमांक, कार्यारंभ आदेशाची तारीख, काम पुर्ण झाल्याची तारीख व सदर कामास मुदतवाढ दिली असल्यास मुदतवाढीचा दिनांक, तसेच देयकातील भाग तीन मधील प्रमाणपत्रात देयक मोजमाप केलेल्या शाखा अभियंता यांचे नांव, मोजमाप दिनांक व उप अभियंता यांनी देयकावर व मोजमाप पुस्तकात शतप्रतीशत तपासणी असल्याबाबत खातरजमा करुन घ्यावी. तसेच देयकामध्ये नोंदविलेले मोजमापाची मोजमाप पुस्तकावरुन पडताळणी करण्यात यावी व मंजुर निविदेत असलेले दर मोजमाप पुस्तकात व देयकात नमुद केलेले दर हे सारखेच आहेत याची खात्री करुनच अंकगणीतीय तपासणी करण्यात यावी.

५. देयकाची पडताळणी करतांना देयकावर संबंधीत कंपनी/मजुर सहकारी संस्था यांचा पॅन क्रमांक GST क्रमांक देयकाच्या पहिल्या पानावर नमूद करावा. एखादया कंपनीचा पॅन क्रमांक नसल्यास त्याच्या देयकातुन २० टक्के आयकर वसुली करावी. आयकर विभागामार्फत ज्या संस्थाना आयकर सुट देण्यात आली असल्यास त्या प्रमाणपत्राची सत्य नक्कल प्रत देयकासोबत जोडण्यात यावी व देयकात त्याचा आदेश क्रमांक व दिनांक नमुद करण्यात यावा, आयकर सुट प्रमाणपत्र याची विधीग्राहय कालावधी यांची खात्री करण्यात यावी. अन्यथा आयकर कायदयाप्रमाणे आयकर कपात करण्यात यावी.

६. विभागांतर्गत शिक्षित बेरोजगार/सहकारी संस्था यांना देण्यात आलेले कामाचे वेगक संबंधीत ठेकेदार यांनी अदायगी साठी सादर करते वेळी देयकावर GST नंबर नमुद करण्यात आलेला नसल्यास त्यांचेकडून प्रतिज्ञापत्र प्राप्त करुन, सदर ठेकेदारास GST देण्यात येऊ नये व G.ST. T.D.S ची वजावटही करण्यात येव नये.

७. उपअभियंता देयकाबाबत कोणत्याही वसुली बाबत सुचविल्याप्रमाणे किंवा प्रकल्प शाखेने त्यांच्या टिपणी मध्ये सुचविलेल्या प्रमाणे वसुली करण्यात यावी. तसेच नियमित वसुली आयकर, GST, विमा, लेबरसेस, अनामत रक्कम, शासकिय कार्यालयाचे पाणी वापर केला असल्यास त्याबाबतची वसुली, रॉयलटी, इत्यादी वसुली करण्यात यावी. देयकाची पडताळणी करुन मा. कार्यकारी अभियंता यांची ५ टवके तपासणी बाबत नोंदवहीसह देयक मंजुरीसाठी सादर करण्यात यावे, तसचे मा. कार्यकारी अभियंता यांनी देयकावर मंजुरी व ५ टक्के तपासणी दर्शविल्यानंतर देयकावर योग्य त्या ठिकाणी नोंद घेण्यात यावी.

८. देयकामध्ये किवा मोजमाप पुस्तकामध्ये परिमाण किंवा एकूण रक्कम दर वसुली इत्यादी मध्ये खाडाखोड/दुरुस्ती केली असेल तर सक्षम अधिका-यांची स्वाक्षरी मोजमाप पुस्तकामध्ये घेणे अत्यावश्यक आहे.

९. मोजमाप पुस्तकामध्ये नोंदविण्यात आलेल्या मोजमापावर उप अभियंता यांची १०० टक्के तपासणी असणे आवश्यक आहे. त्या नोंदी कटाक्षाने पहावे.

१०. मोजमाप पुस्तकामध्ये ५ टक्के तणसणी दर्शविण्यात आली आहे किंवा नाही, नसल्यास संबंधीत शाखाअभियंता यांच्या कडुन दर्शविण्याबाबत त्यांना सुचित करण्यात यावे.

११. प्रत्येक देयकामधुन बादीच्या दरामध्ये गौणखनिज स्वामित्वधनाची तरतूद समाविष्ट असल्यामुळे विविध कामामध्ये वापरण्यात येणा-या साहित्याचौ स्वामित्वधनाची वसुली वाबवत उप विभागाने व प्रकल्प शाखेने प्रस्तावित केल्यानुसारच वसुली करण्यात यावी.

१२. गौणमुळ कामाची देयके अदा करण्यापुर्वी संबंधीत कामास निधी / अनुदानउपलब्ध आहे किंवा नाही याबाबत संबंधीत लिपीकाकडुन नोंदविण्यात यावी. त्यामध्ये मुख्यतः निविदा क्रमांक कंत्राटदाराचे नाव व कामाचा कालावधी याचा समावेश करावा. कामाच्या कालावधीचे अवलोकन होऊन त्याबाबत उप विभागाशी व कंत्राटदाराबरोबर योग्यतो पत्र व्यवहार करण्यात यावा.

१३. डि.सी.डब्ल्यु व एम.ओ.डब्ल्यु या अंतर्गत असलेल्या कामाची देयके तपासतांना व अदा करतांना सदर त्या कामास जितका निधी प्राप्त आहे त्या पेक्षा जास्त अदायगी केली जाणार नाही याची काळणी घेण्यात यावी तसेच सदर कामास लागु असलेले निमामानुसार सेन्टेज चार्जेस आकारुन त्याची योग्यते समायोजन करण्यात यावे याबाबत संबंधीत लिपीकाने कटाक्षाने पहावे.

१४. नियमानुसार कामाची मुदत संपण्याआगोदर ३० दिवस कंत्राटदाराने मुदतवाढीचा अर्ज विहित मार्गाने विभागात सादर करणे आवश्यक आहे. तसे न झाल्यास दंडात्मक कार्यवाही करण्याबाबत उप विभागास कळविण्यात यावे. एखादया कामास मुदतवाढ दिलेली नाही व उप विभागाने दंडात्मक कार्यवाही किंवा निविदाशर्तीनुसार काम काढून घेण्याचा प्रस्ताव सादर केला असेल तर, सदर प्रस्ताव त्वरीत वरिष्ठ कार्यालयात सादर करणे.